Coordonnateur de projet (Voyages)

Lieu : Halifax - Wilkinson, Canada

Résumé du poste

Thales recherche un coordonnateur de projet (Voyages) qui participera à tous les aspects des déplacements des employés et des sous-traitants pour le projet, en assurant le suivi, l'approbation et la conformité de bout en bout. Agissant comme point central de contact, vous superviserez le processus de voyage, les demandes de voyage, les notes de frais et la réconciliation des factures. De plus, vous fournirez un soutien complet en coordination de projet pour garantir la livraison efficace des objectifs du programme.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect à du matériel, des logiciels ou des informations techniques contrôlés en vertu de la Liste canadienne de contrôle des exportations et/ou des Règlements sur l'administration des exportations des États-Unis (EAR). Tous les candidats doivent être éligibles ou capables d'obtenir une autorisation pour cet accès.

Principales responsabilités

Sous la direction et avec le soutien du PMO Manager Lead, le coordonnateur de projet (Voyages) sera responsable de :

• Suivre et maintenir toutes les soumissions, approbations et la documentation pour toutes les demandes d'approbation de voyage (TAR) et les approbations de plans de voyage.
• Suivre tous les déplacements (nationaux/internationaux) des employés et des sous-traitants.
• Examiner les demandes de voyage pour conformité aux contrats et aux politiques gouvernementales avant approbation.
• Servir de contact principal pour toutes les questions et approbations liées aux voyages pour les employés, les sous-traitants et la direction.
• Vérifier la liste en attente pour les factures de voyage et les rapprocher des TAR.
• Rapprocher les factures de voyage des sous-traitants pour en assurer l'exactitude et la conformité contractuelle et résoudre les écarts.
• Préparer les factures ou les notes de frais et les pièces justificatives pour transmission au Canada.
• Vérifier/rapprocher les notes de frais des employés et ajouter les voyages approuvés aux réclamations.
• Préparer des rapports de dépenses de voyage pour la direction et le client.
• Dispensser des formations sur les procédures de demande de voyage et la conformité, en interne et en externe.
• Fournir la coordination de projet (planification, exécution, communication, suivi, résolution, documentation) selon les besoins.
• Vérifier les budgets de voyage par rapport aux TAR approuvés et communiquer les écarts au client.
• Documenter et maintenir le processus complet de gestion des voyages.
• Maintenir les modèles de notes de frais et les instructions de facturation pour les employés et les sous-traitants.

Qualifications minimales

• Diplôme en administration des affaires ou équivalent.
• Deux à cinq ans d'expérience démontrée au cours des dix dernières années dans un rôle similaire.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, y compris la préparation de rapports et de documentation.
• Expérience en mobilisation des parties prenantes internes et externes.
• Aptitude à gérer et contrôler les dossiers et la documentation de projet.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, SharePoint, PowerPoint et JIRA.

Tous les candidats doivent pouvoir obtenir une habilitation canadienne « NATO Secret » et satisfaire aux exigences d'admissibilité prévues par le Programme d'enregistrement des biens contrôlés du Canada.

Qualifications préférées

• Expérience avec un système ERP est un atout.
• Expérience en environnement financier est un atout.

Exigences particulières du poste

Horaire : 40 heures par semaine / 5 jours par semaine.

Environnement : Poste hybride – présentiel et télétravail.

Déplacements : Peu de déplacements requis.

Ce que nous offrons

Thales offre un vaste programme d'avantages pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, comprenant notamment :

• Assurances santé complémentaires, soins dentaires, HSA, assurance vie, AD&D, assurance invalidité à court terme, programme de soins contre le cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de bien-être pris en charge par l'entreprise.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, DCPP, CELI) avec contribution de l'entreprise et contrepartie au DCPP, sans période d'acquisition (vesting).
• Congés payés, jours fériés et congés de maladie payés.
• Assurances volontaires vie, AD&D, maladie grave et invalidité à long terme.
• Rabais employés sur l'habitation, l'automobile et l'abonnement à des salles de sport.

Rémunération

La fourchette de référence du Total Target Compensation (TTC) pour ce poste, incluant le salaire de base annuel et l'objectif de rémunération variable, se situe entre Total Target Cash 50 000,00 - 65 000 CAD par an. Cette fourchette constitue un élément parmi d'autres pour les décisions salariales.

IA dans le recrutement

Nous utilisons des outils dotés d'intelligence artificielle dans notre processus de recrutement pour soutenir des activités telles que la découverte de candidats, la mise en correspondance des CV et la planification des entretiens. Ces outils peuvent aider à présélectionner et évaluer les candidatures et recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences de la description de poste. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation, la sélection et la décision finale, sont prises par des recruteurs humains.

Sécurité et contrôles d'exportation

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect à du matériel, des logiciels ou des informations techniques contrôlés en vertu de la Liste canadienne de contrôle des exportations, du Programme canadien des biens contrôlés, du Programme canadien de sécurité industrielle, des règlements américains International Traffic in Arms Regulations (ITAR) et/ou Export Administration Regulations (EAR). Tous les candidats doivent être éligibles ou capables d'obtenir une autorisation pour ces accès, y compris l'admissibilité au Programme canadien des biens contrôlés et la capacité d'obtenir une habilitation canadienne « NATO Secret ».